TUGAS SOFTSKILL SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI
NAMA
: MUHAMAD GALANG ANANTO
NPM
: 34111664
KELAS
: 3DB12
UNIVERSITAS GUNADARMA
2013
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Bab
1.
Mengenal Sistem
Informasi
Proses
bisnis (business process) adalah urutan aktivasi yang dilaksanakan oleh suatu
bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para
akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi,
Siklus transaksi(transaction cycles) mengelompokan kejadian-kejadian terkait
yang pada umumnya terjadi dalam urutan tertentu. Kejadian(event) adalah
aktivitas yang terjadi pada waktu tertentu.
Terdapat
3 siklus transaksi utama yaitu :
·
Siklus
pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle)
·
Siklus
Konversi (conversion cycle)
·
Siklus
Pendapatan (revenue cycle)
Sim
merupakan seperangkat subsistem, dan semua subsistem ini bersifat penting dan
informasi yang berbeda di perlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya.Sistem
Informasi Akutansi itu merupakan suatu subsistemdari SIM untuk menyediakan
informasi seperti informasi akutansi dan keuangan, dan juga informasi yang di
peroleh dari pengolahan atas transaksi akutansi. Banyak perusahaan yang
berusaha untuk mengkonversi sistem informasi mereka yang tadinya terpencar
menjadi sistem perencanaan sumber daya perusaan (enterprise resource
planning—ERP system), ERP merupakan suatu system managemen bisnis yang
menggambarkan semua aspek proses bisnis perusahaan. Banyak perusahaan yang
menggunakan Sistem Informasi Akutansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus
untuk memenuhi kebutuhan informasi.Para manager memerlukan setidaknya satu
sitem informasi akutansi untuk menangani aktifitas rutin sepanjang siklus
operasi perusahaan tersebut. Pada semua tingkat organisasi Informasi juga di
perlukan untuk mendukung pengambilan keputusan, aktifitas perencanaan dan
pengendalian. Salah satunya adalah pengendalian internal, pengendalian internal
mencakup prosedure-procedure dan sistem informasi yang di gunakan untuk
melindungi aset-aset perusahaan. Contoh aplikasi akutansi yang menyediakan
informasi yang di perlukan perusahaan antara lain pengolah kata(word
processing), dan lembar kerja elektronik(electronic spreadsheet).
Yang
mengidentifikasi 4 peran di mana akuntan menggunakn teknologi informasi adalah:
(1).Akuntan
Sebagai Pengguna
(2).Akuntan
Sebagai Manager
(3).Akuntan
Sebagai Konsultan
(4).Akuntan
Sebagai Evalator
Pada
point ke 4 atau pada pengguna sebagai evalator, akuntan menyediakan jasa
evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akutansi yang
meliputi Auditor Internal, Auditor Eksternal, dan Peran evaluatif lainnya.
Peran
pengguna, manager, konsultan, pendesain, evaluator dan penyedia jasa telah ada
di profesi akuntan dalam jangka waktu yang sangan amat lama.
Perbaikan
di dalam system informasi akutansi dan teknologi telah mempengaruhi sifat dari
peran-peran ini. Dan para akuntan harus selalu mengikuti perkembangan teknologi
informasi jika mereka ingin menambah peran di divisi yang di kerjakan. Dan
akuntan juga perlu menungkatkan keterampilan dan memperbaharui pengetahuan
tentang teknologi informasi secara up to date.
Bab 2
PROSES BISNIS DAN DATA SIA
Sistem
akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi
SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan
mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien.
·
PROSES KEJADIAN BISNIS
Proses
bisnis merupakan sekumpulan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk
memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat
disusun menjadi tiga siklus transaksi utama:
1. Siklus pemerolehan mengacu
pada proses pembelian barang dan jasa
2. Siklus konversi mengacu
pada proses mengubah sumber daya menjadi barang dan jasa
3. Siklus pendapatan mengacu
pada menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan
·
PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN
DALAM PROSES BISNIS
Akuntansi
pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para
akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.
·
PEDOMAN AN MENGAKUI
KEJADIAN
Pedoman 1: Kenali kejadian
pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah
organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.
Pedoman 2: Abaikan
aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal
Pedoman 3: Kenali suatu
kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal
lainnya.
Pedoman 4: Kenali kejadian
baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh
agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang di luar organisasi atau
proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu
dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
Pedoman 5: Gunakan satu
nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat uumum dari kejadian itu.
·
PENGORGANISASIAN DATA DALAM
SIA
SIA
merekam data tentang berbagai kejadin yang dibahas di bagian sebelumnya,
termasuk termasuk perjanjian dengan para pelanggan barang atau jasa yang
disediakan kepada pelanggan, jumlah terutang dari para pelanggan, dan
pembayaran oleh para pelanggan.
·
SISTEM MANUAL UNTUK SIKLUS
PENDAPATAN DAN BUKU BESAR
Kejadian
yang mempengaruhi buku besar terdiri dari menerima dan mencatat
Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku
besar. Pesanan penjualan, slip pemesanan, dan faktur adalah contoh-contoh dokumen
sumber. Buku besar piutang usaha diorganisasi berdasarkan pelanggan. Semua
penjualan dan penagihan kas untuk pelanggan tertentu dipindahkan ke suatu
halaman yang dipelihara untuk pelanggan itu untuk menelusuri berapa saldo yang
sudah jatuh tempo.
·
ARSIP DALAM SIA YANG
TERKOMPUTERISASI
Bagian sebelumnya
menekankan pada pencatatan kejadian secara manual. Arus dasar informasi yang
dijelaskan sebelumnya dapat juga dilihat pada SIA yang terkomputerisasi.
Entitas dapat berupa pelanggan, karyawan, persediaan, pesanan, faktur atau hal
lain yang perlu di perhatikan dalam sistem informasi.
·
JENIS-JENIS FILE DAN DATA
Dua jenis penting dari file
data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran
sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan
dan bagaimana pengorganisasiannya. Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu
memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis
tertentu
1. File Induk
File induk mempunyai
ciri-ciri sebagai berikut:
ü File induk menyimpan data yang relatif
permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan
jasa. Contohnya mencakup
-
File persediaan
-
File pelanggan
-
File karyawan
ü File induk tidak menyediakan perincian
mengenai transaksi-transaksi individual.
ü Data yang disimpan dapat memiliki
karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.
SIA
biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa
agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Untuk setiap jenis master record,
akan dibedakan antara data acuan dan data ringkasan.
1. Barang/jasa barang dan jasa
diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan
pendapatan organisasi.
2. Agen eksternal adalah
orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan
3. Agen internal adalah
orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian
didalam suatu proses bisnis.
-
Data acuan dalam file induk
menguraikan agen-agen internal ini (mislanya, nama tenaga penjual, dan tanggal
masuk pegawai tersebut).
-
Meskipun mingkun kurang
umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan bisa bermanfaat dalam file agen
intrenal
·
FILE TRANSAKSI
Jenis
file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
ü File transaksi menyimpan data tentang
kejadian
ü File transaksi biasanya mencakup suatu
field untuk tanggal transaksi
ü File transaksi biasanya mencakup
informasi kuantitas dan harga
ü Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam
suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan
·
HUBUNGAN ANTARA FILE
TRANSAKSI DAN FILE INDUK
Empat
file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai
berikut:
1. File pesanan memberikan
tanggal suatu pesanan
2. Untuk mempelajari bagaimana
pelanggan membuat pesanan
3. Untuk membantu barang apa
yang dipesan
4. Untuk memperoleh nama
penulis, judul, dan harga buku yang dipesan
·
MANFAAT PEMISAHAN INFORMASI
KE DALAM RECORD INDUK DAN TRANSAKSI
Meskipun
pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya, efisien ketika
ada banyak pesanan yang harus dicatat. Ketika mencatat perincian pesanan dalam
file perincian pesanan, pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu
memasukkan isbn dan kuantitas yang diinginkan.
PENCATATAN
Pencatatan
mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian dalam file
transaksi. Sering kali, suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir dari
suatu sesi pencatatan. Dalam sistem tradisional data kejadian pertama dicatat
di dokumen sumber.
·
PEMBARUAN
Istilah
pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk
untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian. Ketika persediaan dipesan, juga
perlu untuk memperbarui jumlah total dari suatu pos persediaan yang disiapkan
untuk pertukaran penjualan di masa depan.
·
PEMELIHARAAN FILE
Aktivitas
pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.
Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk, mengubah data acuan di dalam
records induk, dan menghapus records induk.
Bab 3.
MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI
Diagram Aktivitas UML
Ada beberapa teknik untuk
mendokumentasikan dokumen bisnis. Salah satu teknik tersebut yaitu unified modeling
language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan,
memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi
Overview Activity Diagram
dan Diagram Detailed Activity
·
Overview diagram menyajikan
suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan
kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi
antar kejadian.
·
Detailed diagram sama
dengan peta dari sebuah kota.
UML bersifat fleksibel dan
memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda.
UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model
SIA. Dua teknik yang umum adalah data flow diagram (DFD) dan bagan arus sistem.
Membuat Detailed Activity
Diagram
Simbol yang digunakan dalam
detailed activity diagram dan overview activity diagram adalah sama. Perbedaan
utama adalah bahwa segi empat panjang pada detailed activity diagram menunjukan
aktivitas, bukan kejadian.
Bab 4
MENGIDENTIFIKASI
RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS
Pada
kali ini membahas tentang sasaran pengendalian internal penting dari suatu
organisasi dan resiko tidak tercapainya sasaran.
Penendalian
Internal Dan Peran Akuntan
Penendalian
internal(internal control) adalah suatu pross, yang dipengaruhi oleh dewan
direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk
memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori
sebagai berikut:
-
Efektivitas dan efisiensi operasi
-
Keandalan pelaporan keuangan
-
Ketaan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Berikut
merupakan pengendalian internal yang penting bagi akuntan yang berperan sebagai
manager, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi:
-
Tanggung jawab manager atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisi
di UU sarbanes-oxley tahun 2002 dan standar no.2 Public Company Accounting
Oversigh Board(PCAOB) yang mengharuskan manajemen untik membuat sebuah
pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem pengendalian internal
perusahaan.
-
Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat
diterapkan dengan tepat.
-
Akuntan juga memiliki peran pentig sebagai perancang prosedur pengendalian internal
yang mendorong ketaatan trhadap peraturan dan sasaran perusahaan.
-
Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus
memahami sistem pengendalian internal. Auditor internal memainkan peran penting
dalam mengembangkan laporan manajemen yang menilai pengendalianinternalsehingga
dapat menyusun atestasi atas pernyataan manajemen mengenai pengendalian
internal. Sedangkan auditor eksternal perlu memahami pengendalian internal
sehingga mereka dapat melakukan audit atas laporan keuangan perusahaan.
Kerangka
Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal
1.
Komponen pengendalian internal
Mengidentifikasikan
lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan:
ü
Lingkungan pengendalian
ü
Penentuan resiko
ü
Aktivitas pengendalian
ü
Informasi dan komunikasi
ü
Pengawasan
2.
Sasaran pengendalian internal
Sasaran
pengendalian internal mencakup:
ü
Efektivitas dan efisiensi operasi
ü
Keandalan pelaporan keuangan
ü
Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
ü
Pengaman aset
Sasaran
Pelaksanaan. Yang mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan
penanganan kas. Juga mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan
persediaan dan / dan atau menggunakan sumber daya lainnya untuk menyediakan
jasa dan menangani kas yang dihasilkan. Jadi dua sasaran pelaksanaan untuk
siklus pendapatan adalah memastikan pengiriman barang dan jasa yang tepat, dan
memastikan penerimaan dan penanganan kas yang tepat.
Sasaran
sistem informasi, yang memfokuskan pada pencatatan, pembaharuan, dan pelaporan
informasi akuntansi. Sasaran informasi juga penting untuk memastikan
pelaksanaan transaksi yang efektif.
Sasaran
perlindungan aset, untuk menempatkan sasaran pengamanan aset karena pencurian
atau kehilangan aset merupakan resiko yang diharapkan akuntan untuk
dikendalikan dan karena informasi akuntansi berperan penting dalam mengamankan
aset.
Sasaran
kinerja, yang memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari
organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Sasaran pelaksanaan
menekankan pelaksanaan yang tepat atas operasi penting dalam siklus pendapatan
dan pemerolehan.
Penentuan
Resiko Pelaksanaan
1.
Penentuan resiko pelaksanaan : siklus pendapatan
Penentuan
resiko pelaksanaan(execution risk) mencakup resiko tidak tepatnya pelaksanaan
transaksi.
ü
Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.
ü
Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang
tergolong beresiko.
ü
Nyatakan kembali setiap resiko umim untik menjelaskkan resiko pelaksanaan
dengan lebih tepat untik proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap
resiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.
ü
Beri penilaian terhadap signifikansi resiko-resiko yang tersesa.
ü
Untuk resiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi
terhadap resiko.kejadian dalam proses dapat digunakan untuk mengidentifikasi
faktor-faktor ini secara sistematis.
2.
Penentuan resiko pelaksanaan : siklus pemerolehan
Resiko-resiko
umum yang berhubungan dengan siklus pemerolehan dan langka-langka untuk menilai
resiko untik proses pemerolehan tertentu sama dengan langkah-langkah penentuan
resiko pelaksanaan dalam siklus pendapatan.
Pencatatatn
resiko
Pencatatan
resiko(recording risk) menyatakan resiko yang tidak tangkap informasi kejadian
secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan
dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.
Memperbaharui
resiko
Pembaruan
resiko(update risk) adalah resiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk
tidak diperbarui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal.
Kesalahan dalam memperbaharui juga dapat mengurangi resiko efektivitas
pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di buku besar.
Pedoman
untuk mengidentifikasikan resiko-resiko pencatata:
1.
Dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari.
2.
Tinjaulah kejadian tersebut, dan identifikasilah kejadian-kejadian di mana data
dicatat di dokumen sumber atau pada file transaksi.
3.
Untuk setiap kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau record
transaksi, perhatikan resiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya. Nyatakan
kembali setiap resiko umum untuk mendeskripsikan resiko pencatatan dengan lebih
tepat untuk kejadian tertentu yang sedang diperhatikan. Keluarkan setiap resiko
pencatatan yang tidak relevan atau tidak material.
Mengidentifikasi
resiko pembaharuan:
1.
Identifikasilah resiko-resiko pencatatan.
2.
Identifikasilah kejadian-kejadian yang mencakup aktivitas pembaruan.
3.
Untuk setiap kejadian dimana file induk diperbaharui, perhatikan resiko-resiko
pembaruan umum sebelumnya.
Pencatatan
Dan Pembaharuan Di Sistem Buku Besar
Pencatatan
dan pembaharuan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus
transaksi pemerolehan dan pendapatan. Pada pencatatan dan pembaruan informasi
untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku
besar.
Resiko
Dalam Mencatat Dan Memperbaharui Informasi Pada Sistem Buku Besar
Salah
satu resiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit
ayau kredit bisa saja salah. Juga terdapat resiko bahwa record induk buku besar
mungkin tidak diperbaharui sama sekali, terlambat diperbaharui, atau
diperbaharui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat
talah diperbaharui, dan proses memperbaharui mengandung kesalahan yang
mengakibatkan kesalahan memperbaharui saldo.
Di
banyak kasus, saldo buku besar tidak diperbaharui saat terjadinya transaksi.
Sebaliknya, pembaharuan dilakukan setelah suatu batch transaksi siakumulasikan.
Ketika proses batch digunakan, saldo akun buku besar untuk sementara menjadi
usang. Karyawan perlu mengetahui kapan dilakukan pembaharuan terhadap saldo
buku besar sehingga mereka tidak mengandalkan informasi yang belum
diperbaharui.
Aktivitas
Pengendalian
Aktivitas
pengendalian adalah kbijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi
untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pengendalian
arus kerja
Pengendalian
arus kerja digunakan untuk mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu
kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan
antarkejadian dan memfokuskan pada tanggungjawab atas kejadian, urutan
kejadian, dan arus informasi antarkejadian dalam proses bisnis.
1.
Pemisahan tugas
Pemisahan
tugas antara agen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas
pengendalian internal.organisasi juga dapat mengupayakan pemisahan : otorisasi
kejadian, pelaksanaan kejadian, pencatatan data kejadian, dan pengamanan sumber
daya yang berhubungan dengan kejadian.
2.
Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas
Informasi
dari dokumen digunakan untuk mengotorisasi kejadian. Dan informasi dari file
komputer juga sangat umum untuk digunakan sebagai penggunaan data mengenai
kejadian terdahulu yang dicatat difile komputer untuk mngotorisasi kejadian
baru.
3.
Urutan kejadian yang dilakukan
Organisasi
memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan
tertentu. Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi
asuransi sebelum sebelum memeriksa pasien. Sebuah perusahaan dapat mengharuskan
suatu urutan kejadian tanpa memiliki informasi tercatat sebelumnya yang
diandalkan, dan tugas dapat dipisahkan tanpa mengharuskan adanya urutan.
4.
Menindaklanjuti kejadian
Berukut
ini beberapa kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:
ü
Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi
ü
Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo
ü
Permintaan yang menunggu untuk disetujui
ü
Jasa yang disediaka tetapi belum selesai
Kejadianyangmemrlukan
tindak lanjut diidentifikasikan melalui laporan yang menyebutkan pekerjaan-pekerjaan
yang belum selesai. Laporan seperti ini terkadang dikenal sebagai laporan
terbuka atau laporan umur.
5.
Dokumen bernomor urut
Memberi
nomor urut pada dokumen memberi peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen
bernomor urut dibuat selama satu kejadian dipertanggungjawabkan dikejadian
berikutnya. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa
seluruh kejadian dilaksanakan dan dicatat dengan tepat.
6.
Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu
proses
Agen
internal ditunjuk sebagai enanggung jawab sebagaian besar kejadian. Kebijakan
dan prosedur pengendalian internal berjalan dengan lebih baik jika
masing-masing individu memahami tugas mereka dan bertanggung jawab atas
tindakannya. Penanggungjawaban dapat juga diterapkan pada pengamanan aset.
Banyak organisasi mengidentifikasi aset seperti itu dengan nomer seri. Sebuah
record digunakan untuk setiap aset, dan record tersebut mencakup nama orang
yang memiliki penjagaan aset-aset tersebut.
7.
Pembatasan akses ke aset dan informasi
Cara
penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data,
adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk
mengerjakan tugas yang diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik
disimpan di lokasi yang aman. Misalnya, gudang hanya terbuka untuk karyawan
yang mengambil, mengirim, dan menerima barang. Akses ke data dapat dibatasi
dengan menggunakan kata sandi dan sarana lain.
8.
Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisit aset
Aktivitas
rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data
file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi
berbeda dengan penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara
penting yaitu:
-
Rekonsiliasi lebih umum daripada pemeriksaan sederhana atau perbandingan
dokumen yang menunjukan kejadian-kejadian individu.
-
Rekonsiliasi terjadi setelah kejadian dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana
telah disebutkan sebelumnya, dokumen digunakan unuk memulai kejadian.
Penelaah
Kinerja
Penelaah
kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran,
proyeksi, atau dataperiode lalu. Penelaah kinerja meliputi analisis data,
identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan. Aktivitas ini
dirancang untuk mengurangi resiko pelaksanaan pencatatan yang tidak tepat.
Selain mengendalikan pelaksanaan rutin dan pencatatan kejadian, organisasi
harus melakukan penelaah kinerja untuk memastikan bahwa kejaian-kejadian
mendukung tujuan umum jangka panjang. Biasanya penelaah kinerja meliputi
perbandingan hasil-hasil aktual dengan rencana, standar, dan kinerja masa lalu.
Penelaah kinerja sering kali mengakibatkan pengambilan tindakan perbaikan
baerdasarkan perbandingan.
Untuk
mengendalikan proses bisnis, hasil-hasil aktual harus dibandingkan dengan
standar atau pengalaman masa lalu. Hasil aktual diperoleh dengan mencatat
transaksi saat terjadinya. Laporan harus dirancang sedemikian rupa sehingga
hasil-hasil aktual dapat dianalisis sengan penuh arti. Sebagai contoh : manajer
pemasaran menelaah penjualan berbagai acam produk untuk menentukan produk mana
yang dihentikan.
Record
induk dan penelaah kinerja
Penelaah
kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara,
yaiutu:
1.
Angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas
pemeliharaan filedi record induk.
2.
Data rigkasan yang disimpan di record induk sering kali digunakan untuk
menerapkan tidakan perbaikan.
